Kutunza Kumbukumbu za kifedha

Utunzaji wa kumbukumbu za kifedha ni muhimu sana katika ustawi wa biashara yoyote. Utunzaji wa kumbukumbu ni kipengele muhimu katika kumuwezesha mjasiriamali kujua mapato na matumizi ya biashara.

Kujua mapato na matumizi ya fedha zinazopatikana kutokana na biashara zako husaidia kwa kiasi kikubwa kufanya maamuzi bora ya biashara kuhusu vyanzo vya mapato, kodi, matumizi binafsi ya mmiliki wa biashara na hata kustaafu katika biashara.

Katika biashara yoyote, kumbukumbu bora za kifedha ni msingi wa umakini katika utunzaji na udhibiti wa fedha.

Umuhimu wa kumbukumbu

Taarifa: Kila biashara inahitaji kutunza kumbukumbu za miamala yake ya kifedha ili waweze kupata taarifa kuhusu hali yao kifedha, ikiwa ni pamoja na:

Taarifa fupi ya mapato na matumizi na mgawanyiko wake katika vipengele mbalimbali.

Matokeo ya shughuli za biashara – ziada (faida) au upungufu (hasara).

Mali na madeni – au vitu vinavyomilikiwa na biashara na vile ambavyo biashara inadaiwa.

Imani/ uaminifu: Kutunza kumbukumbu sahihi za kifedha kunachochea uadilifu, uwajibikaji na uwazi. Pia kunasaidia kuondoa hisia za kukosa uaminifu baina ya mwajiri na waajiriwa. Pale ambapo unakuwa huna kumbukumbu sahihi za fedha unaweza ukadhani unaibiwa na wafanyakazi wako, kwa hiyo kumbukumbu zitakusaidia kujiepusha na hisia mbaya.

Pia kuwa na kumbukumbu sahihi za kifedha kutasaidia taasisi za kifedha kukuamini na kukupatia mikopo kwa urahisi. wakopeshaji wengi hupenda kujua maendeleo ya biashara yako kabla

Matakwa ya kisheria: Kutunza kumbukumbu za kifedha kutakusaidia sana kukidhi baadhi ya matakwa ya kisheria. Mfano mzuri ni kuwa utunzaji sahihi wa kumbukumbu utakusaidia kufanyiwa makadirio sahihi ya kodi. Wajasiriamali wengi wamejikuta wakikadiriwa kodi kubwa kwa sababu tu hawana kumbukumbu sahihi za mapato na matumizi ya biashara zao.

Mipango ya baadaye: Pamoja na kuwa taarifa za kifedha zinaripoti mambo yaliyokwishatendeka, zinasaidia utawala kuweka mipango ya mbeleni na kuelewa zaidi kuhusu uendeshaji wa biashara. Ukiwa na taarifa za miaka miwili mitatu ni rahisi kupata taswira ya mwenendo wa biashara.

Namna za kutunza kumbukumbu za kifedha

Ili uweze kutunza vyema kumbukumbu za fedha unatakiwa kuchagua mbinu sahihi za kuhifadhi taarifa zako za kifedha. Kuwa na mbinu sahihi kutasaidia kuonesha namna ulivyotumia fedha, pamoja na vyanzo vya fedha hizo. Kumbukumbu za kifedha zinaweza kutunzwa katika mfumo wa kuandika kwa mikono katika vitabu vya fedha, au kutumia mfumo wa kompyuta ambao unaweza kutumia mojawapo ya programu za kihasibu za kompyuta.

Kuna njia kuu mbili za utunzaji wa kumbukumbu za fedha ambazo ni:

  • Kurekodi kwa kuzingatia miamala ya fedha taslimu tu
  • Kurekodi kwa kuzingatia msingi wa muamala, hata ikiwa ni deni

Namna hizi mbili zinatofautiana kwa vitu mbalimbali, kubwa ikiwa ni tofauti ya ni wakati gani muamala unarekodiwa kuenye vitabu vya fedha.

Miamala inayohusisha fedha taslimu haina kuchelewa, maana biashara na malipo ya fedha vinafanyika kwa wakati mmoja.

Miamala inayohusisha kukopa huwa na muda kati ya kutolewa kwa huduma/ bidhaa na malipo kufanyika.

Mfumo wa kurekodi fedha taslimu tu

Hii ni namna rahisi sana ya kutunza kumbukumbu za kifedha na haihitaji ujuzi wa juu katika utunzaji wa mahesabu. Sifa zake ni:

  1. i) Malipo yanaandikwa kwenye jedwali la fedha taslimu mara yanapofanyika, kadhalika makusanyo pia yanaandikwa katika jedwali hilo mara yanapotokea.
  2. ii) Mfumo huu haujishughulishi na pesa zilizolipwa zamani, au kiasi cha malipo ambayo bado yanadaiwa.

iii) mfumo huu hauweki moja kwa moja kumbukumbu za madeni au mali za biashara

  1. iv) Mfumo huu hautunzi kumbukumbu za miamala isiyohusisha fedha taslimu moja kwa moja, mfano Uchakavu/ kutumika kwa vifaa/ mitambo. .

Mfumo wa kutambua madeni katika kuweka kumbukumbu

Huu ni mfumo rasmi wa kihasibu unaoweka kumbukumbu kwa kutambua na kuandika pande mbili za kila muamala unaofanyika, ambazo zinahusisha kutoa na kupokea.

Pande mbili za jedwali hutumika, yaani upande wa kushoto na upande wa kulia. Mfumo huu ni wa kisasa na unahitaji ujuzi wa kanuni za kihasibu.

Matumizi/ gharama huandikwa kwenye kitabu kikuu cha mahesabu pale biashara inapoingia gharama hizo, na sio kusubiria hadi zitakapolipwa. Hali kadhalika, mapato hutambulika na kuingizwa kwenye vitabu pale biashara inapoyapata, na sio kusubiria hadi fedha hizo zikusanywe.

  • Mfumi huu unajishughulisha na aina zote za miamala.
  • Mfumo huu hupelekea kuwa na taarifa sahihi ya mali na madeni ya biashara.

Kumbukumbu katika mfumo huu huwa na jedwali la mapato na matumizi, ambalo hujumuisha mapato na matumizi yote yaliyofanyika kwa kipindi fulani, pamoja na taarifa ya hali ya kifedha ambayo huonesha, licha ya mambo mengine, madeni inayodai na kudaiwa biashara katika siku ya mwisho ya kipindi hicho.

Mifano ya nyaraka muhimu zinazotunzwa ni:

  • Jedwali la fedha taslimu/ zilizoko benki
  • Vocha (Makusanyo, Malipo na kitabu cha kumbukumbu)
  • Rajisi ya malipo ya awali
  • Taarifa ya benki/ uoanisho wa taarifa ya benki na taarifa ya fedha taslimu

Jedwali la fedha taslimu

Hili ni jedwali linalotunza taarifa za miamala ya kifedha (malipo na makusanyo) yanayotokea katika biashara. Katika jedwali hili, makusanyo na malipo yanayofanyika na biashara huandikwa.

Jedwali hili hutumika kurekodi, kuainisha na kutoa muhtasari wa miamala ya fedha taslimu katika namna ambayo itamuwezesha yeyote anayehitaji taarifa za yaliyomo katika jedwali hilo kufanya maamuzi yenye kuzingatia taarifa. Jedwali hili likitunzwa vema, mtu anayelisoma atapata taarifa kuhusu salio la fedha taslimu lililokuwepo mwanzo wa kipindi, kiasi gani cha fedha taslimu kimeingia (makusanyo), kiasi gani cha fedha taslimu kimetoka (malipo) na salio la fedha taslimu mwishoni mwa kipindi husika.

Itaendelea…..

Imeandaliwa na Veneranda Sumila

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *