Kutunza Kumbukumbu za kifedha

Utunzaji wa kumbukumbu za kifedha ni muhimu sana kwa ustawi wa biashara yako. Ukiamua kutunza kumbukumbu zako za kifedha kwa usahihi kutakusaidia kupanga mipango ya baadae ya biashara yako.  Ukiwa na kumbukumbu za fedha utaweza kufanya maamuzi bora ya biashara yako hususani kuhusu vyanzo vya mapato, kodi, matumizi binafsi ya mmiliki wa biashara na hata kustaafu katika biashara.

Kama mjasiriamali ni vyema sana uweke utaratibu wa kutunza taarifa sahihi za miamala ya kifedha inayofanyika na kuonesha namna fedha zilivyotumika. Utunzaji wa kumbukumbu za kifedha utakusaidia kutoa taarifa kuhusu namna taasisi inavyoendeshwa na ikiwa inafanikiwa kutimiza malengo yake ama la.

Umuhimu wa kumbukumbu

  1. i) Taarifa: Kila biashara inahitaji kutunza kumbukumbu za miamala yake ya kifedha ili waweze kupata taarifa kuhusu hali yao kifedha, ikiwa ni pamoja na:

Taarifa fupi ya mapato na matumizi na mgawanyiko wake katika vipengele mbalimbali.

Matokeo ya shughuli za biashara – ziada (faida) au upungufu (hasara).

Mali na madeni – au vitu vinavyomilikiwa na biashara na vile ambavyo biashara inadaiwa.

  1. ii) Uaminifu: Kutunza kumbukumbu sahihi za kifedha kunachochea uadilifu, uwajibikaji na uwazi, na kuepuka hisia za kukosa uaminifu hasa kwa wakopeshaji au wawekezaji ambao wangependa kushirikiana nawe katika biashara.

iii) Mipango ya baadaye: Pamoja na kuwa taarifa za kifesha zinaripoti mambo yaliyokwishatendeka, zinasaidia utawala kuweka mipango ya mbeleni na kuelewa zaidi kuhusu uendeshaji wa biashara. Ukiwa na taarifa za miaka miwili mitatu ni rahisi kupata taswira ya mwenendo wa biashara.

Namna za kutunza kumbukumbu za kifedha

Kumbukumbu za kifedha zinaweza kutunzwa katika mfumo wa kuandika kwa mikono katika vitabu vya fedha, au kutumia mfumo wa kompyuta ambapo unaweza kutumia mojawapo ya programu za kihasibu za kompyuta.

Namba mbili kuu za utunzaji wa kumbukumbu za fedha ni:

  • Kurekodi kwa kuzingatia miamala ya fedha taslimu tu
  • Kurekodi kwa kuzingatia msingi wa muamala, hata ikiwa ni deni

Mfumo wa kurekodi fedha taslimu tu

Hii ni namna rahisi sana ya kutunza kumbukumbu za kifedha na haihitaji ujuzi wa juu katika utunzaji wa mahesabu. Sifa zake ni:

  1. i) Malipo yanaandikwa kwenye jedwali la fedha taslimu mara yanapofanyika, kadhalika makusanyo pia yanaandikwa katika jedwali hilo mara yanapotokea.
  2. ii) Mfumo huu haujishughulishi na malipo yaliyofanyika kwakati uliopita, au kiasi cha malipo ambayo bado yanadaiwa.

iii) Mfumo huu hauweki moja kwa moja kumbukumbu za madeni au mali za biashara

  1. iv) Mfumo huu hautunzi kumbukumbu za miamala isiyohusisha fedha taslimu moja kwa moja, mfano Uchakavu wa mitambo. .

Mfumo wa kutambua madeni katika kuweka kumbukumbu

Huu ni mfumo rasmi wa kihasibu unaoweka kumbukumbu kwa kutambua na kuandika pande mbili za kila muamala unaofanyika, ambazo zinahusisha kutoa na kupokea.

Pande mbili za jedwali hutumika, yaani upande wa kushoto na upande wa kulia. Mfumo huu ni wa kisasa na unahitaji ujuzi wa kanuni za kihasibu.

  1. i) Matumizi/ gharama huandikwa kwenye kitabu kikuu cha mahesabu pale biashara inapoingia gharama hizo, na sio kusubiria hadi zitakapolipwa. Hali kadhalika, mapato hutambulika na kuingizwa kwenye vitabu pale biashara inapoyapata, na sio kusubiria hadi fedha hizo zikusanywe.
  2. ii) Mfumi huu unajishughulisha na aina zote za miamala.

iii) Mfumo huu hupelekea kuwa na taarifa sahihi ya mali na madeni ya biashara.

Kumbukumbu katika mfumo huu huwa na jedwali la mapato na matumizi, ambalo hujumuisha mapato na matumizi yote yaliyofanyika kwa kipindi fulani, pamoja na taarifa ya hali ya kifedha ambayo huonesha, licha ya mambo mengine, madeni inayodai na kudaiwa biashara katika siku ya mwisho ya kipindi hicho.

Mifano ya nyaraka muhimu zinazotunzwa ni:

  • Jedwali la fedha taslimu/ zilizoko benki
  • Vocha (Makusanyo, Malipo na kitabu cha kumbukumbu)
  • Rajisi ya malipo ya awali
  • Taarifa ya benki/ uoanisho wa taarifa ya benki na taarifa ya fedha taslimu

Jedwali la fedha taslimu

Hili ni jedwali linalotunza taarifa za miamala ya kifedha (malipo na makusanyo) yanayotokea katika biashara. Katika jedwali hili, makusanyo na malipo yanayofanyika na biashara huandikwa.

Jedwali hili hutumika kurekodi, kuainisha na kutoa muhtasari wa miamala ya fedha taslimu katika namna ambayo itamuwezesha yeyote anayehitaji taarifa za yaliyomo katika jedwali hilo kufanya maamuzi yenye kuzingatia taarifa. Jedwali hili likitunzwa vema, mtu anayelisoma atapata taarifa kuhusu salio la fedha taslimu lililokuwepo mwanzo wa kipindi, kiasi gani cha fedha taslimu kimeingia (makusanyo), kiasi gani cha fedha taslimu kimetoka (malipo) na salio la fedha taslimu mwishoni mwa kipindi husika

Kielelezo: Mfano wa ukurasa katika jedwali la fedha taslimu

Mapato ya fedha taslimu Matumizi ya fedha taslimu
Tarehe Kiasi kilichopokelewa Mteja Bidhaa alizouziwa Tarehe Kiasi kilicholipwa Muuzaji Bidhaa alizotuuzia
2.6.05 30,000 JC Stores Juisi ya nanasi
3.6.03 2,500 Mohammed stationery Karatasi
6.6.05 12,000 Star shop Mchanganyiko wa nyanya 6.6.03 5,000 Market Mifuko ya plastiki

Itaendelea wiki ijayo

Imeandaliwa na Veneranda Sumila

Taasisi ya Sekta Binafsi Tanzania

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *