Jinsi ya kusimamia shughuli za biashara

KUSIMAMIA BIASHARA

Ili kuweza kusimamia vizuri biashara, kuna hitajika mpango madhubuti kwa ajili ya kusimamia mahesabu ya biashara.

Baada ya kuanzisha biashara, kinachofuata ni kupanga jinsi ya kuongoza biashara ili kuhakikisha biashara inafanikiwa na siyo kushindwa kutimiza malengo yake. Ili kuweza kuhakikisha biashara haishindwi kutimiza malengo yake, mfanyabiashara anahitaji mpango maalum kwa ajili ya kusimamia shughuli za biashara. Mpango huo uko kama ifuatavyo:-

Usimamizi wa mahesabu ya biashara

Ili kuweza kusimamia vizuri biashara, ni muhimu uwe na mpango madhubuti wa kusimamia mahesabu ya biashara yako. Kama mmiliki wa biashara ni lazima uwe makini na jinsi unavyosimamia mzunguko mzima wa fedha katika biashara yako. Kusimamia mzunguko wa fedha katika biashara ni jambo la msingi kwa sababu unataka kujua kama kuna faida yeyote inapatikana kutokana na shughuli hizo. Pia unatakiwa kuwa na ujuzi mkubwa juu ya kusimamia mapato na matumizi ya biashara na kufanya maamuzi kwa kuzingatia hesabu hizo.

Kujua hesabu za biashara yako vizuri kutakurahisishia katika kujaza fomu za malipo ya kodi au makato mengine ya biashara kwenda serikalini. Katika kusimamia fedha za biashara, kuna vitu viwili vya msingi mtu anatakiwa kuvijua. Vitu hivyo ni mfumo wa mahesabu utakaotumika na msimamizi wa mahesabu hayo.

Jedwali zifuatazo zitakusaidia katika kusimamia mahesabu ya biashara yako

Idadi ya bidhaa

Makadirio ya mtiririko wa fedha

Mchanganuo wa bei

Usimamizi wa rasilimali watu

Usimamizi wa rasilimali watu unalenga kusimamia wafanyakazi katika taasisi, kampuni au biashara fulani kwa kuzingatia sera za kampuni au biashara husika na mfumo mzima wa biashara hiyo.

Zifuatazo ni baadhi ya majukumu ya ofisi ya rasilimali watu

I. Kuajiri wafanyakazi na kutengeneza malipo yao
a) Kuajiri wafanyakazi
Kitu cha kwanza cha kufanya kabla ya kuajiri mfanyakazi au wafanyakazi ni kujua kwa nini unawahitaji. Watu wengi huajiri tu kwa sababu wamehisi kazi za biashara zimekuwa nyingi. Njia sahihi ni kutengenza mchoro wa mfumo mzima wa biashara. Mchoro wa mfumo wa biasahra utakulazimisha kutengeneza maelezo ya kazi husika na watu wanaohitajika kwa ajili ya kazi hizo. Maelezo ya kazi yanahusisha:
• Maelezo ya jumla ya kazi na majukumu yake
• Msimamizi wa cheo hicho
• Ni nini kitahitajika kila siku, kila juma, kila mwezi au kila baada ya miezi mitatu
• Nini kitahusisha ufanyaji kazi wa kiwango cha juu
• Maelezo kamili ya ufanyaji kazi husika

b) Kutengeneza malipo ya wafanya kazi
Baada ya kuwa umewaajiri wafanyajazi, hakikisha umewaunganisha na mifuko ya kijamii na wamepata namba za utambulisho pamoja na kutii amri mbalimbali. Kinachofuata huwa ni kutengeneneza malipo ya wafanyakazi. Kwenye hili kuna vitu vitatu unahitaji kujua:
• Ni kiasi gani unawalipa wafanyakazi wako?
• Ni kiasi gani utatakiwa ukate kwenye kila malipo kama kodi?
• Jumla gani umewapa wafanyakazi na ni kiasi gani kimetolewa na ni kwa shughuli gani?

II. Kuhifadhi taarifa za wafanyakazi
Ukiwa na wafanyakazi, kuhifadhi taarifa mbalimbali kama mishahara na ujuzi na elimu waliyo nayo katika kazi ni vya muhimu hasa katika kuandaa malipo na mpango wa mafunzo. Taarifa utakazohifadhi juu ya kila mfanyakazi zinahusisha:
• Elimu na taarifa binafsi,
• Historia ya kazi,
• Mshahara,
• Malipo ya ziada,
• Mgawanyiko wa kazi na
• Ujuzi.

III. Kupanga wajibu na majukumu ya wafanyakazi

Ili biashara iweze kufanikiwa inahitaji kila mfanyakazi ajue wajibu na majukumu yake. Kila biashara inaweza kutumia njia yake katika kutengeneza wajibu na majukumu. Suala la msingi ni kwamba majukumu haya yajulikane.
Biashara ya kawaida huanza na watu wachache, huku inapozidi kukua inakenda ikiongeza watu wengine. Biashara inavyozidi kukua na majukumu yanazidi kuongezeka. Kwa hiyo, ni lazima biashara iwe na mfumo kamili utakaoweza kutumika katika kupanga wajibu na majukumu ya wafanyakazi. Njia rahisi ni ya kuwa na msimamizi wa shughuli za ofisi ambapo msimamizi atahusika na jukumu la kuangalia na kufuatilia kutimia kwa majukumu husika yaliyotoloewa kwa wafanyakazi (Angalia kazi za msimamizi).

IV. Kuzuia ugomvi

Kitu kingine katika uongozi uliofanikiwa ni jinsi ya kutatua ugomvi au migongano katika kazi. Ugomvi unaweza kutokana na biashara au mahusiano katika kazi za biashara. Migongano katika biashara haiepukiki. Kwa hiyo, suala la msingi ni kuwa na jinsi ya kutatua migongano na kuhakikisha haiharibu mpangilio mzima wa majukumu ya biashara. Njia nzuri za kutatua migogoro ni zile ambazo zinapunguza migogoro husika bila kuchochea migogoro mingine.

Upimaji wa Ufanisi wa wafanyakazi

Usimamizi wa masoko na mauzo

Kutafuta masoko ni kile kitendo cha biashara kuwashawishi wateja kutumia bidhaa husika. Kutafuta masoko kunahusisha matangazo na kujenga mahusiano bora na jamii. Ili uweze kuuza biashara yako ni lazima ujenge utaratibu wa kujadiliana na wateja kwa njia ya mdomo ama simu. Kwa ujumla, kutafuta masoko ni njia ya kutafuta wateja wa biashara wakati mauzo ni kitendo cha kuwashawishi wateja watumie bidhaa zako.
Kutafuta masoko kunahusisha:
• Kutafuta wateja watarajiwa,
• Kukamata mawazo ya wateja husika na
• Kuwahamasisha wateja kununua bidhaa.

Sheria ya kutafuta masoko imeundwa na
• Bidhaa — ni ile bidhaa au huduma unayowapa wateja.
• Ulivyojiweka — ni namna wateja wanavyokuona wakifananisha na biashara yako.
• Eneo — ni eneo huduma au bidhaa yako inapatikana.
• Bei – ni kiasi cha fedha kinachotozwa kupata bidhaa au huduma
• Kutangaza bidhaa — kutangaza bidhaa ni mchanganyiko wa matangazo na mauzo binafsi yanayotumiwa na biashara kuhamasisha wateja.

Katika kuhakikisha masoko, kuna hatua mbili za kufuata
1. Kutambua wateja wako
Kwanza ni lazima utambue wateja wako. Hii inamaanisha kujua kila kitu cha msingi kuhusu wateja wote watakaovutiwa na huduma za kampuni yako. Kwa ujumla, hii hujulikana kama utafiti wa masoko na huanza kwa kujiuliza maswali yafuatayo:
• Ni kina nani wateja wako watarajiwa?
• Wanaishi wapi?
• Wana umri na jinsia gani?
• Kipato chao kikoje?
• Je, wanaifikiriaje bidhaa/huduma yako?
• Je, wanadhani huduma au bidhaa yako ni ya muhimu?
• Je, biashara yako inalinganishwa vipi na ya wapinzani wako?
• Je, kwa nini watanunua bidhaa yako na kuacha kununua ya wapinzani wako?
• Je, wateja wako wanafikiria nini kuhusu bidhaa yako wakilinganisha na wapinzani wako?
Wamiliki wa biashara wanafanya utafiti wa masoko kila siku kwa kuangalia namna ya wateja mbalimbali na tabia zao. Majibu ya maswali hayo hapo juu yatampa mmiliki mtazamo mpana wa kufanya biashara yake iendelee kuwepo.

2. Kuwa na mpango wa kupata masoko
Kuwa na mpango wa masoko kunaweza kusaidia mafanikio ya biashara yoyote ile. Kama ilivyo kwa mpango wa biashara, mpango wa masoko unakulazimisha kupitia upya matarajio yako na kuchanganua kuhusu bidhaa yako, huduma, wapinzani wako na bei za bidhaa. Mpango huo ni wa msingi hasa kwa wafanyabishara wapya.

Kusimamia mauzo

Mchanganuo wa bei

Usimamizi wa biashara

Kuwa na malengo ya jinsi ya kukabiliana na vikwazo vya kila siku vya biashara ndiyo hutengeneza mhimili wa biashara nyingi. Taarifa hii inayopatikana kutokana na kupangilia shughuli inasaidia katika kupanga matumizi ya fedha, wasambazaji, shughuli, tahadhari na kadhalika. Pia kuna hatua unazifuata ili kuhakikisha unaongeza uzalishaji, ubora wa bidhaa na kuongeza bidhaa yako katika shughuli za kila siku. Unaweza kutumia msaada wa teknolojia ya mawasilaino au kupitia ubunifu na njia za kuongeza uzalishaji. Njia zinazoweza kutumiwa katika kuboresha utekelezaji wa shughuli ni pamoja na:

1. Kutumia teknolojia katika ufanyaji kazi
Kutumia teknolojia ya mitandao inaweza kukusaidia katika kuboresha jinsi ya kusimamia biashara yako. Ukitumia teknolojia kwa usahihi inaweza kusababisha kupunguza gharama za uzalishaji na kupunguza matatizo yanayowakabili wateja. Nyenzo za kusimamia shughuli za biashara zipo za aina tofauti kuanzia kutumia makaratasi hadi programu maalum za kompyuta.

2. Mchakato wa kupitia upya mpango kazi wa biashara
Si budi kutathmini mchakato wa uwekezaji wa biashara. Kuwa na mawazo kamili ya maono na malengo ya biashara yako. Kuwa na mchoro kamili wa mpangilio mzima wa shughuli zako.
(Kutakuwa na mchoro rahisi wenye mpangilio wa jumla).
Kuboresha uzalishaji ni kitendo kinachoendelea. Yafuatayo ni mapendekezo ya jinsi ya kutengeneza mpango wa maboresho ya uzalishaji:

• Anza kwa kupima mshindani wako na jinsi ya utendaji kazi sahihi katika biashara kwa ujumla. Usiwe unachukuwa mipango ya mwingine ni lazima utengeneze mipango itakayoendana na biashara yako.
• Pata msaada kutoka nje katika kutathmini biashara yako kwa upande wa mapungufu na uimara. Hii itakupa mtazamo usio na upendeleo katika kuboresha biashara yako.
• Kuwa na utaratibu wa kupitia hatua kwa hatua na sio kufanya kila kitu kwa wakati mmoja. Kuwa na vipaumbele vichache ambapo vitaharakisha kufikia malengo.
• Tengeneza timu maalum za kupitia matatizo au kushughulikia mabadiliko.
• Kuwe na mfumo maalum wa mapendekezo kwa wafanyakazi.
• Angalia katika mafanikio madogo madogo. Mafanikio madogo madogo yanaweza kuwa chachu ya ufanikishaji malengo makubwa.
• Pima matokeo. Njia rahisi ya kupima matokeo ni kutumia mtu wa nje ambaye atatoa mtazamo usio na upendeleo.
• Njia nyingine inayoweza kutumiwa ni kuwa na taarifa za mara kwa mara za maendeleo. Taarifa hizi zinakuwa ni kioo cha kuangalia ufanisi wa biashara katika kutimiza malengo na kazi zake.

Utafutaji wa masoko

Utafutaji wa Masoko

Kufanya utafiti juu ya washindani wako wakibiashara itakusaidia kufahamu udhaifu na uimara wao kibiashara

Soko ni sehemu ambayo watu wanakutana kwa ajili ya kuuza au kununua bidhaa ama huduma fulani. Kabla ya kuanza biashara, mjasiriamali anashauriwa kufahamu kuhusu masoko na kama bidhaa/huduma anayotaka kuuza itauzika au hapana, na kulifanya hili mjasiriamali anatakiwa kufanya utafiti wa masoko. Na kwa bahati mbaya, wajasiriamali wadogo wengi huwa hawafanyi utafiti wa masoko hadi mshindani wa kibiashara afungue biashara karibu na ya kwake. Katika suala la masoko, mjasiriamali anashauriwa kuwajua mapema washindani wake kibiashara ili aweze kutengeneza mipango ya kuumudu ushindani uliopo.

Kufanya utafiti juu ya washindani wako wakibiashara itakusaidia kufahamu udhaifu na uimara wao kibiashara. Kwa kufahamu masuala haya utakuwa katika wakati mzuri wa kupangilia biashara yako kwa kufahamu ni aina gani ya bidhaa unazotakiwa kutoa, ubora unaopendelewa na wateja, na namna ya kuiweka biashara yako kitofauti. Hatua zifuatazo zitakusaidia namna ya kumfahamu mshindani wako kibiashara:

Hatua ya I: Watambue washindani wako

Kila biashara inakuwa na mshindani na unahitaji kuchukua muda kujua sehemu nyingine ambayo wateja wako wanaweza kupata huduma au bidhaa kama unazouza. Hata kama bidhaa zako ni za kibunifu sana, unashauriwa kuangalia bidhaa nyingine ambazo ni mbadala wa bidhaa zako ambazo zinaweza kuleta ushindani.
Anza kwa kuangalia washindani wako walio karibu na eneo la biashara yako. Hapa unapaswa kuangalia biashara zinazofanya vizuri sokoni kwa wakati huo, kwa mfano, kama wewe ni muuza matunda angalia muuza matunda wa karibu yako na kadhalika.
Halafu angalia washindani wako wengine ambao siyo wa moja kwa moja. Hawa ni washindani ambao hakuna ushindani wa moja kwa moja lakini wanalenga soko kama la kwako kwa ujumla, kwa mfano, mtemebezaji wa matunda ambaye huwa anapitisha maeneo biashara yako ilipo.
Mwisho kabisa angalia washindani wanaoweza kuja kwenye maeneo karibu na biashara yako ili kuleta ushindani mpya.Kwa hiyo, ni lazima ujiandae hata kwa ushindani ambao haupo ila unadhani unaweza kuwepo siku zijazo.

Hatua ya II: fahamu udhaifu wao

Baada ya kuwafahamu washindani wako kibiashara, fahamu udhaifu wao ni nini kibiashara. Kwa nini wateja hununua bidhaa kutoka kwako? Je, ni kwa sababu ya bei? Ubora wa bidhaa? Huduma? Au ni kwa sababu ya sifa nzuri aliyojijengea kwa wateja? Jitahidi kuweka malengo juu ya kufahamu mambo haya.Hii ni kwa sababu mtazamo wa wateja juu ya bidhaa yako ni muhimu sana.

Ni vizuri zaidi kufanya uchunguzi huu wa uimara na udhaifu wa mshindani wako kwa kutumia jedwali. Andika jina la kila mshindani wako na sifa alizokuwa nazo. Ni muhimu kufahamu masuala ya msingi kama vile bei, ubora, muonekano wa bidhaa, eneo la biashara, njia za mauzo nakadhalika. Baada ya kuandaa jedwali hilo, anza kuwaweka kwa namba juu ya upinzani wanaokupa kibiashara kuanzia wa kwanza hadi wa mwisho na sababu za kuwaweka kwenye namba tofauti kulingana na ushindani wao kwako.

Hatua ya 3: Angalia fursa na Vitishio vya kibiashara.

Fursa na vitishio vya kibishara ni miongoni mwa masuala yaliyo ndani ya udhibiti wa kampuni.Pindi unapomunagalia mshindani wako kibiashara pia unatakiwa kufahamu ni kwa namna gani amejipanga kutatua mambo yaliyo nje ya uwezo wake.Masuala haya huitwa fursa na vitisho vya kibiashara.

Fursa na vitisho vy kibiashara ni vya namna mbali mbali.Vinaweza kuwa upande wa teknolojia, masuala ya kikanuni au kisheria, masuala ya kiuchumi au hata mshindani mpya. Kwa mfano, mfanyabiashara ya kupiga picha anapaswa kufahamu ni kwa kiasi gani wapiga picha wengine wamejiandaa kuendana na teknolojia ya digitali ya upigaji picha.

Njia nzuri ya kufahamu fursa na vitisho vya kibiashara ni kupitia jedwali litakalokuwa na majina ya washindani wako na kuweka na masuala yanayoweza kuathiri biashara yako.Baada ya hapo sasa unaweza kufahamu namna unavyoweza kushughulikia fursa na vitisho vya kibiashara.

Hatua ya 4: Amua nafasi yako

Baada ya kufahamu udhaifu na uimara wa washindani wako kibiashara na fursa na vitisho kwenye biashara, unatakiwa kuamua wewe una nafasi gani katika ushindani wa kibishara na washindani wako kwa kuzingatia namna biashara yako inakwenda. Hii itakupa picha nzima juu ya wapi ilipo biahsara yako kulingana na washindani wako katika eneo mlipo. Pia itakusaidia kufahamu maeneo ya biashara yako ambayo unatakiwa kuyaboresha na sifa gani ya biashara yako unayotakiwa kuitumia kukuletea wateja zaidi ili upate wateja zaidi.

Mfano wa Fomu ya Utafiti